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Imagem ilustra equipe planejando o controle financeiro de hotel - Parceiros OYO

Controle financeiro de hotel: como organizar?

A indústria hoteleira possui uma estrutura empresarial específica. E, portanto, gerir uma empresa de hotelaria requer conhecimento sobre as variáveis que afetam o fluxo de caixa do empreendimento: faturamento, receita, despesas, dívidas e investimentos, por exemplo. Para que as contas fechem ao final de cada mês e haja verba para um crescimento saudável, é preciso elaborar um planejamento de controle financeiro de hotel. Veja como começar a compreender e criar estratégias para organizar os orçamentos e realizar ações tanto a curto quanto a longo prazo.

4 passos para manter o controle financeiro de hotel

1. Analise o empreendimento e trace seu perfil.

É importante entender tudo o que constrói sua marca – e de maneira realista. Apenas assim é possível ter uma base sólida para traçar estratégias assertivas. Responda às seguintes  perguntas:

  • Quem é seu público-alvo?
  • Quais serviços você oferece?
  • Em qual local está inserido seu hotel ou pousada?
  • Como é a economia desta região?
  • Quais os pontos fortes do seu empreendimento?
  • E quais são os pontos fracos?
  • Há quanto tempo está no mercado?
  • Qual o tamanho de sua equipe?
  • Quais objetivos de crescimento a curto, médio e longo prazo?

Seja coerente em sua análise – e, se necessário, acrescente outras características fundamentais do seu negócio. Esse será um resumo do seu hotel, um documento a ser consultado frequentemente para avaliar o que pode ser feito na empresa.

2. Entenda seus números.

Com o histórico do seu hotel em mãos, destrinche as receitas e as despesas do últimos anos, mês a mês. Leve em consideração os canais de distribuição que você está vinculado e quais são as fontes de receita da empresa. Separe em três categorias:

Contas a pagar. Discrimine todos os gastos do seu hotel, com respectivos prazos de pagamento – assim, você evita atrasos e, consequentemente, as taxas e juros acrescidas por isso. Leve em conta gastos fixos (salários, energia, fornecedores, etc) e variáveis (manutenção, eventos, etc).

Contas a receber. Selecione todos os registros de pagamentos realizados à sua empresa, junto com as formas de pagamento utilizadas. Vendas com cartão de crédito e débito, transferência bancária, boleto, cheques e quaisquer outros métodos que seu empreendimento aceite.

Dinheiro em espécie do caixa. Esse último item pode parecer pouco relevante – mas não é. O registro da movimentação do dinheiro que está no caixa físico do hotel faz diferença nos resultados financeiros de um mês. E, por isso, devem ser incluídos até mesmo os valores mais baixos que entram e saem em cédulas.

É com os demonstrativos das finanças em mãos que você conseguirá compreender o caminho que o dinheiro percorre dentro da sua empresa. E, então, será possível estabelecer uma rotina operacional organizada para lidar com as finanças – além de estimar investimentos em um cenário coerente com a média do custo e da receita do seu hotel.

3. Utilize a tecnologia para facilitar o controle financeiro de hotel.

Esqueça as dificuldades de possuir várias versões de seu orçamento salvas no computador e ter que direcioná-las para departamentos diferentes – o que causa atrasos e quebra a precisão dos dados. Existem diversas plataformas com estruturas prontas para uso ou de automação e integração de dados que oferecem um serviço confiável e eficiente para que, assim, você consiga maximizar a performance de suas finanças.

Escolha uma ferramenta que auxilie no registro, integração e visualização dos dados relacionados às finanças do seu empreendimento. A tecnologia e internet agilizam processos e garantem precisão na contabilidade – e isso economiza seu tempo e esforço.

4. Crie suas próprias metodologias e aplique-as no cotidiano.

Para visualizar melhor as finanças da sua empresa você precisa identificar onde aquele valor foi aplicado? Torne essa uma regra para todos os registros. Para se lembrar de guardar todos os comprovantes de pagamento, inclua no checklist. Padronizar os procedimentos da sua rotina mantém seu planejamento organizado e claro, possibilitando uma leitura mais simples.

O acompanhamento é essencial

Na hotelaria, a gestão do fluxo de caixa é um processo diário que exige cuidado e atenção. E o planejamento de controle financeiro de hotel deve ser realizado anualmente, com acompanhamento mensal. É a partir desse contato próximo com os números que pode-se compreender o que deve ser guardado e onde cabe investir para o crescimento da empresa de uma maneira saudável.

Fique atento às dicas da Comunidade OYO

Se você está pensando em abrir seu empreendimento de hotelaria ou já é dono de um, mas ainda não se organizou financeiramente: comece agora. E, assim, garanta um controle financeiro que permita o sucesso do seu empreendimento. Acompanhe os webinars sobre controle financeiro de hotel e prepare-se ainda mais para o mercado de hotelaria.

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